aby se vám dobře žilo

aby se vám dobře žilo

Které dokumenty smí vlastník kopírovat a jak dlouho je SVJ musí uchovávat

Které dokumenty smí vlastník kopírovat a jak dlouho je SVJ musí uchovávat

Jeden nový vlastník chce po mne jako předsedovi společenství předložit všechny zápisy shromáždění vlastníků od jeho vzniku, kde se přijala usnesení o způsobu rozúčtování služeb a příspěvků do FO.

Současně po mne žádá předložit všechny faktury dodavatelů služeb a smlouvy s nimi. Dopředu mne upozornil, že si bude dokumenty kopírovat nebo fotografovat. Ráda bych věděla, kolik let musí předseda či výbor společenství archivovat všechny dokumenty, resp. zápisy ze shromáždění? V souvislosti s GDPR, jaké dokumenty mohu vlastníku předložit a nechat okopírovat? Dotaz: Anna Štecurová

ODPOVÍDÁ: MGR. PATRIK BOHÁČEK, ARROWS ADVOKÁTNÍ KANCELÁŘ, S.R.O., WWW.ARWS.CZ

Ohledně archivační povinnosti společenství vlastníků lze v obecné rovině uvést pouze tolik, že neexistuje jednotná doba povinné archivace dokumentů. Důvodem je, že archivační povinnost stanoví řada právních předpisů a každý dokument tak má jinou dobu povinné archivace. Pokud se na určitý dokument vztahuje více právních předpisů, je třeba dodržet nejdelší ze zákonem stanovených lhůt.

Jak dlouho uchovávat účetní závěrky a výroční zprávy

Lze však uvést doby, které se v praxi uplatňují nejčastěji. Účetní závěrky a výroční zprávy se dle ust. § 31 zákona o účetnictví uschovávají po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, podle stejného ustanovení je pak lhůta pro archivaci účetních dokladů 5 let. V případě, že má společenství vlastníků jednotek zaměstnance, má povinnost uschovávat po dobu 30 let mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účel důchodového pojištění, a to dle ust. § 35a zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.

Jak dlouho uchovávat zápisy ze shromáždění

Zcela zvláštní kategorií archivovaných listin pak jsou zmiňované zápisy ze shromáždění společenství vlastníků jednotek. Konkrétní lhůtu pro archivaci těchto dokumentů zákon nestanoví, avšak společenství vlastníků jednotek jakožto osoba odpovědná za správu domu, ve kterém je zřízeno, má povinnost tyto dokumenty uchovávat, aby umožnilo vlastníkovi jednotky seznámit se, jak hospodaří a jak dům spravuje, a to dle ust. § 1179 občanského zákoníku. Zápisy ze shromáždění SVJ mají specifickou povahu a navíc obsahují minimální množství osobních údajů. Z tohoto důvodu nepovažujeme jejich archivaci ani jejich předložení vlastníku jednotky k nahlédnutí za jakkoli narušující principy GDPR.

Jak dlouho uchovávat účetní doklady

Pokud se týče smluv, účetních dokladů a ostatních dokumentů, lze z pohledu GDPR, že čím kratší dobu bude uchováváno tím lépe, na druhou stranu by však SVJ nemělo dokumenty likvidovat před uplynutím zákonných lhůt, případně záruční a promlčecí doby u dokumentů, ze kterých je možné očekávat potenciální spory. Umožněním vlastníku jednotky nahlédnout do účetních knih, dokladů a smluv uzavřených ve věcech správy pak SVJ neporuší žádnou svoji povinnost z hlediska GDPR, neboť jej k takovému zveřejnění nutí zákonná povinnost. Skutečnost, že si vlastník SVJ bude dokumenty kopírovat na výše uvedeném nic nemění.

Fotografie ke článku

Komentáře ke článku

  • Veřejný profil uživatele Pavel K, Brno | Sousedé.cz

    Pavel Kravka 2. 1. 2019, 20:13

    Článek v zásadě potvrzuje známý fakt, že každý vlastník má právo nahlížet a seznamovat se s veškerými údaji a dokumenty společenství, a to v původní neupravované (=necenzurované) podobě, což mimo jiné uvedl i Ústavní soud. Ne každý výbor je s tím ale srozuměn. V našem společenství se výbor snaží maximálně utajovat co možná nejširší škálu dokumentů. Důvod je prostý, výbor, slušně řečeno, nemá věci v souladu se zákonnými požadavky a nechce, aby mu někdo jiný do jeho machinací viděl. Oprávněné požadavky vlastníků na nahlížení a pořizování kopií jsou prohlašovány za šikanování výboru. Výbor si najal AK, která za peníze vlastníků vysvětluje žadatelům, že jejich požadavky jsou neoprávněné. Nemusím snad zdůrazňovat, že neoprávněná jsou naopak zdůvodnění, která rozesílá AK. Pokud jsou poskytnuté kopie dokumentů společenství vlastníkem umístěny na chráněný web "sousedé" (kam nikdo jiný než členové společenství nemá přístup), aby se mohli i ostatní vlastníci s takovýmito dokumenty seznámit, opět AK na popud výboru
    zastrašuje takového vlastníka výhružnými přípisy. V současnosti je situace taková, že získání kopií některých dokumentů není možné jinak, než podáním soudní žaloby. Vzorem mohou být ta společenství, kde naopak výbor zahrnuje vlastníky informacemi, neboť veškeré dokumenty společenství jsou umístěny přehledně na chráněném webu "sousedé,"
    kde jsou kdykoli každému vlastníku k dispozici. Kravka, Brno

  • Veřejný profil uživatele Pavel K, Brno | Sousedé.cz

    Pavel Kravka 2. 1. 2019, 21:39

    Většina článků tohoto typu je psána chudákem ublíženým předsedou výboru, kterého si dovoluje jakýsi zlý, bůhvíodkud přišedší vlastník, žádat o dokumenty společenství, navíc takové, které by měl jakýkoli výbor uchovávat trvale, a dokonce si je chtít kopírovat.
    Kam si ale mohou jít stěžovat vlastníci takových společenství, kde jsou vlastníkům zapovězeny veškeré dokumenty? Kde kromě výboru nikdo nezná podobu zápisu ze shromáždění? Co dělat v případě, že výbor vlastníkům poskytuje jen částečné vyúčtování za předchozí rok, bez fondu
    oprav a nákladů na vedlejší správní činnost? Dokonce vím o společenství,
    kde v domě probíhá čilý stavební ruch a přitom vlastníci neobdrželi ani
    vyúčtování za rok 2017? Společenství, kde se poslední shromáždění konalo v lednu 2017? Ne každý vlastník je schopen se bránit, ne každý je
    schopen podat žalobu! Proč neexistuje např. nějaká komise při ministerstvu vnitra či ministerstvu pro místní rozvoj, kam by se mohlo
    jít obracet s těmi nejkřiklavějšími případy?

Město

Příhlásit se

Zaregistrovat

Služby

Společenstva

Nabídka realit

Magazín

Nábytek

Lokality