Systém práce v SVJ. Pravidlo jednoho emailu a centralizované komunikace!

Již roky učíme naše výbory a předsedy SVJ/BD systému efektivitě práce. Sdílíme s vámi praktické rady posbírané napříč trhem a roky výkonu funkce.

Představte si situaci ze života SVJ. Do statutárního orgánu si zvolíte jednoho zástupce. Tzv. “předsedu” SVJ. Tento ”manažer domu” bude mít na starosti organizaci veškeré agendy kolem správy SVJ, bude prodlouženou rukou vlastníků (pozn. redakce: Shromáždění vlastníků je nejvyšším orgánem SVJ, §1205 OZ). Bude přijímat zásadní rozhodnutí, ke kterým má mandát. Bude podepisovat smlouvy za SVJ. Bude přistupovat k citlivým informacím za celý dům. Bude pořádat výběrová řízení atd. Úkolů, které se pojí s výkonem role statutárního orgánu je nespočet a je to multioborová disciplína. Předseda vykonává svou činnost 1 i více funkčních období, dokud mu stačí síly, odbornost a hlavně mu “nerupnou nervy” nebo nevypoví zdraví. Jedno funkční období je z praxe od 3-5 let. Tedy máme běžně předsedy, kteří vykonávají svou roli i desítky let. Po konci každého funkčního období přichází pro SVJ “složité období”, kterému se říká PŘEDÁNÍ AGENDY.

V průběhu předávání agendy je třeba:

• Vybrat nástupce
• Udělat audit všech činností, rozhodnutí dokumentů, technických podkladů, usnesení shromáždění atd.
• Předat přístupy k citlivým údajům (z banky, z měřičů energií, bezpečnostních kamer, správy OU atd.)

Při předání je také třeba předat celou komunikaci, která nepatří samotné osobě, ale statutární roli (předseda/výbor). Tedy zde je bod, kdy by měl daný předseda přeposlat ze svého soukromého emailu komunikaci s dodavateli a vlastníky v takovém formátu, aby si pak mohl nastupující předseda udělat řádný audit. Ale co když předseda odmítá, co když má svůj “pracovní” email zamíchaný se svou osobní komunikací. Co když se předseda odstěhovat nebo hůře došlo k úmrtí (zdravotní stav, nehoda, věk). Jak se potom dostanou vlastníci a nastupující předseda k cenným informacím? Těžko! A často již nikdy! Kus vaší historie v SVJ bude navždy ztracena a domáhání se svých vlastnických i nástupnických práv je dosti složité.

Jak se tomuto pochybení můžete ve svém SVJ vyhnout a hlavně předejít.

Vytvořte si jednotný email, na který dáte postupně přístup předsedovi a potažmo dalším členům výboru nebo kontrolní komise. Můžete využít lokální domény nebo si zakoupit vlastní pro SVJ. Ale pro jednoduchost využijte název vašeho SVJ př: SVUKAZKA@gmail.com viděla jsem i emaily predsedaSVUkazka@gmail.com nebo VyborSVUkazka@gmail.com/seznam.cz atd.

Jednotný email vám poslouží obdobně jako “datová schránka”. Tu vám stát vytváří ze zákona a má k tomu dobrý důvod. Chce, aby všichni členové voleného orgánu zapsaní do OR měli stejný a rovný přístup ke všem zákonným informacím a nařízením v přístupu ke státním institucím. Stát tak chce s právnickými osobami jednat jednotně.

Výhody pro vlastníky?

• Jednotný bod komunikace - hlášení závad, požadavky na výbor a správce, přehledná evidence
• Transparentnost - nejen v řešení požadavků, ale i v plánování a vedení agendy
• Kontrola - evidence všech zákonných požadavků na jednom místě (revize, kontroly rejstříků, zápisy z jednání/shromáždění atd.)
• Náklady - snížení nákladů na onboarding a předání agendy pro nástupce
• Historie - vedení přehledné evidence všech aktivit, které se v domě dějí a patří ke správě domu (zpětná rekonstrukce aktivit a požadavků je velmi nákladná a pokud se řeší reklamace nebo i jen jednodušší spory, pak dokládání “důkazů” o aktivitách/neaktivitách je velmi nákladné a mnohdy i nemožné.
• Efektivita - dostupnost dokumentů a údajů 24/7, odkudkoliv
• Vícenáklady - správce nemovitosti přesně ví, kdo jej smí a nesmí kontaktovat k odbavení nahlášených požadavků, vyhnete se vícenákladům při zbytečných výjezdech a nedorozuměních
• Ztráta dat - vyhnete se ztrátě dat, na konci funkčního období výboru/předsedy nemusíte všem dodavatelům a odběratelům služeb oznamovat nové kontakty na nové členy výboru, jen změníte přístupová práva a hesla a nový výbor může jen navázat na současnou práci.

Každá společnost má své jednotné nástroje pro komunikaci s okolním světem. Všichni dodavatelé i zákazníci i dodavatelů ji pak jednoduše identifikují.

Nejprofesionálnějším krokem však je vytvořit si jednotné komunikační prostředí. Jednotné portálové služby určené pro transparentní komunikaci, tak aby k informacím měli přístup všichni, kteří na ně mají ze zákona právo a podílejí se na správě společného majetku. Nástroj, který je svými funkcemi určen pro komunikaci v SVJ, pomáhá plnit zákonné povinnosti a chrání citlivé OU i data zákonným způsobem. Investice do takovýchto nástrojů jsou v řádech “drobných”, ale pomohou vám chránit majetky v řádech milionů Kč.

Přejeme Vám, ať máte vaše SVJ plně pod kontrolou!

Váš tým sousedé.cz Zlata Botero Vašková

Zdroj foto: pixabay.com

______________________________________________________________________ CO VŠE MŮŽETE SE SOUSEDÉ.CZ ZÍSKAT:

• V naší Poradně, naleznete nejčastější dotazy a manuály pro používání portálu Sousede.cz.

• Pravidelně pořádáme bezplatné vzdělávací webináře s odborníky, registrace a záznamy naleznete ZDE

• Pokud hledáte dodavatele služeb, nebo jen radu navštivte naše Tržiště.

• Informační letáky s výhodami využívání pro Předsedy SVJ a Vlastníky bytových jednotek k vytištění a vylepení na nástěnku v domě.

• Kompletní přehled funkcí a ceník naleznete přímo na webových stránkách.