Whistleblowing pro organizace s více než 25 zaměstnanci

Ochrana whistleblowerů

Whistleblowing je nástroj k odhalování neetického či protiprávního jednání uvnitř organizace. Ucelená právní úprava whistleblowingu v České republice doposud chyběla. V současné době je Česká republika povinna promítnout do svého právního systému evropskou úpravu whistleblowingu, a to nejpozději do 17. prosince letošního roku.

Navrhovaný zákon chrání oznamovatele upozorňující na protiprávní jednání v oblastech například finančních služeb, legalizace výnosů z trestné činnosti, daní z příjmů právnických osob nebo ochrany soukromí. Podle návrhu zákona budou oznamovatelé oprávněni upozorňovat i na jakékoli další jednání vykazující znaky trestného činu nebo přestupku. Samotným oznamovatelem může být pouze fyzická osoba, typicky jím bude zaměstnanec, ale může se jednat i o spolupracující OSVČ, osoby v dohledových nebo řídících orgánech, stážisty nebo třeba dodavatele. Oznamovatele není možné postihnout žádným odvetným opatřením, např. rozvázáním pracovního poměru nebo snížením mzdy či odměny, v důsledku podaného oznámení. V opačném případě hrozí organizaci pokuta až do výše 1 miliónu korun.

Jak by měl fungovat interní systém

Zaměstnanci a další osoby pracující pro organizaci mají často přístup k citlivým informacím, a mohou tak zjistit podezřelé jednání jako první. Podle návrhu zákona budou mít možnost oznámit svoje podezření buď prostřednictvím externího oznamovacího kanálu zřízeného ministerstvem spravedlnosti nebo právě prostřednictvím interního oznamovacího systému své organizace.

Podle návrhu zákona bude zavedení interního oznamovacího systému povinné pro všechny zaměstnavatele s nejméně 25 zaměstnanci, veřejné zadavatele, obce s více než 5 tisíci obyvateli, a další. Tyto organizace by měly vytvořit zabezpečené kanály pro podávání oznámení; určit příslušnou osobu odpovědnou za řešení oznámení; komunikovat s oznamovateli v zákonných lhůtách; vytvořit systém evidence oznámení; zajistit řádné prověření všech oznámení a přijmout opatření k nápravě či prevenci nežádoucího chování, pokud se oznámení ukáže jako důvodné; a v neposlední řadě zajistit, aby nebyla po celou dobu výše uvedeného procesu prozrazena identita oznamovatele. Oznamovatel by měl mít možnost podat oznámení ústně, písemně a na žádost osobně. Jaké konkrétní kanály organizace zvolí, je na ní. **Za best practice považujeme webovou platformu, která umožňuje oznamovateli učinit oznámení odkudkoli, také zůstat anonymní, a přitom vést následnou komunikaci s organizací. **

Aktuální situace

Jelikož se navrhovaný zákon nepodařilo schválit před volbami, je již zřejmé, že Česká republika nestihne termín 17. prosince letošního roku. Česká republika tak nebude oprávněna vymáhat pokuty stanovené v návrhu neschváleného zákona. Nicméně Vám doporučujeme splnění navrhovaných povinností neoddalovat, jelikož podle evropského práva budou jednotliví oznamovatelé oprávněni domáhat se svých práv stanovených ve směrnici i v případě, že Česká republika neschválí příslušnou zákonnou úpravu včas.

FairWhistle – kompletní řešení whistleblowingu od HAVEL & PARTNERS

Řada zejména mezinárodních korporací již systém pro whistleblowing zavedla, ale pro většinu českých organizací v soukromém i veřejném sektoru půjde spíše o novinku. Vytvořit funkční a důvěryhodný oznamovací sytém přitom ale není triviální a zabere čas v řádech týdnů až měsíců. Nelze vynechat také proškolení zaměstnanců a zajištění dostatečné a jasné informovanosti o systému. Doporučujeme proto začít s přípravou s předstihem.

Se zavedením oznamovacího systému jsme připravení vám účinně pomoci. Jako zkušení profesionálové v oblasti compliance nabízíme kompletní a efektivní řešení whistleblowingu na míru. Naše řešení FairWhistle vám pomůže navrhnout a dodat celý systém, vybrat správné oznamovací kanály včetně moderní webové platformy od renomovaných technologických partnerů a připravit veškerou dokumentaci i s komunikací a osvětou, která by měla každý funkční oznamovací systém doprovázet.

Následně můžeme zajistit další podporu při řešení oznámení, včetně převzetí funkce tzv. příslušné osoby. Pokud si to budete přát, implementujeme Vám celý systém a kompletně převezmeme jeho správu a provoz a vy můžete svůj čas a lidské zdroje alokovat jinde.

Naším cílem je vytvoření systému důvěryhodného pro oznamovatele, aby interní komunikační kanál byl jeho první volbou. Tím by se organizace měly o porušení práva dozvědět jako první a získat tak kontrolu nad jeho řešením. FairWhistle spojuje etické jednání a plnění právních požadavků s moderními technologiemi, a pomůžeme vám tak změnit zákonnou povinnost na příležitost věci zlepšovat.

HAVEL & PARTNERS s.r.o., advokátní kancelář Mgr. Robert Nešpůrek, LL.M., partner

robert.nespurek@havelpartners.cz